Bir Turizm İşletmesini Güvenli Hale Getirmek

Başkalarının iyi niyetinden ve nezaketinden faydalanmaya çalışan bazı insanlar her zaman olacaktır. Bu ayın sayısı, bir işletmeyi güvenli hale getirmenin bazı temel noktalarını hatırlatmayı amaçlıyor. Geçtiğimiz aylarda olduğu gibi Tourism Tidbits, profesyonel avukatlar tarafından yazılmadığını ve bu nedenle hukuki tavsiye sunma iddiasında OLMADIĞINI hatırlatır. Tourism Tidbits bu önerileri yalnızca hukuk personeliyle görüşülecek tartışma konuları olarak sunuyor. 

-Çok tehlikeli bir dünyada yaşadığımızın farkında olun. Dünya çapında savaşlar patlak verirken, yalnızca dünya olaylarından haberdar olmak değil, aynı zamanda mümkün olduğunca çok kaynaktan bilgi almak da önemlidir. Medyadaki pek çok kişinin pek de dürüst olmadığı ve gerçeklerin sıklıkla kişisel önyargılarla karıştırıldığı bir dünyada yaşıyoruz. Dezenformasyon dünyasında turizm liderlerinin gerçeği kurgudan ayırmaya çalışması çok önemlidir.

-Birini işe almadan önce işverenin haklarının ve görevlerinin ne olduğunu öğrenin. Sürücü belgesi kayıtlarına erişimden feragat edilmesinin gerekip gerekmediği, kredi kontrolünün nasıl yapılacağı ve ne tür uyuşturucu taramasının gerekli olabileceği konusunda hukuk uzmanlarıyla konuşun. İşverenlerin bu alanlarda hukuk uzmanı olması beklenmemektedir ancak hukuki sürece başlamadan önce politikaların ve uygulamaların nitelikli bir hukuk uzmanı ile gözden geçirilmesi gerekmektedir.

- Ne tür bir arka plan araştırması yapılması gerektiği ve bu soruşturmayı yürütmek için hangi sorumluluk ibralarının gerekli olacağı konusunda hukuk personeliyle görüşün. Turizm işletmeleri de dava ediliyor. Bir işveren nelerden sorumludur ve nelerden sorumlu değildir? Turizm sektöründeki pek çok kişi birden fazla yerde yaşadığından, diğer eyaletlerdeki/uluslardaki istihdam kayıtlarının kontrol edilmesi gerekebilir. Önceki istihdam bilgilerinin istenip istenemeyeceğini öğrenmek için hukuk personeline danışın ve önceki istihdamın gerçekleştiği yerin yasalarını öğrenin. Bu şekilde, eğer eski bir işveren önceki istihdam bilgilerini açıklamanın yasaya aykırı olduğunu ve böyle olmadığını belirtirse, potansiyel bir işveren olarak kişi varsayımlardan ziyade gerçeklerle karşı çıkabilecektir.

-Tam bir röportaj yapın. Röportajlar bir kişi hakkında çok şey söyleyebilir. Perspektif çalışanıyla sessiz ve tüm dikkatin verilebileceği bir yerde görüşme yaptığınızdan emin olun. Tüm telefon görüşmelerinin bekletildiğinden emin olun. Karşı cinsten biriyle röportaj yapıyorsanız odada iki kişinin olduğundan emin olun ve bu kişilerden birinin başvuru sahibiyle aynı cinsiyette olması gerekir. Bir avukata, görüşmelerin kaydedilip kaydedilemeyeceğini ve başvuranın kaydedildiği konusunda bilgilendirilmesinin gerekip gerekmediğini sorun. Bir röportaja her zaman biraz "havadan konuşma/sohbet" ile başlayın. Bu ısınma süresi görüşülen kişiyi rahatlatacak ve beden dilini yargılaması için zaman tanıyacaktır. Mülakat yaparken kapalı ve açık uçlu soruların bir kombinasyonunu kullanın. Kapalı sorular evet-hayır şeklinde cevaplanabilirken, açık uçlu sorular açıklama gerektirir. Birçok görüşmeci sordukları soru türünü değiştirmeyi tercih eder. Kapalı cevaplı sorulara güçlü ve kesin bir dille cevap verilmeli; açık uçlu sorular kişinin dalgın yanını ortaya koymalıdır. 

- Tesisin fiziksel güvenlik değerlendirmesini yapın veya yerel polis departmanından şirketle birlikte ve şirket adına bir değerlendirme yapmasını isteyin. Pek çok polis birimi, tesislerin tam güvenlik değerlendirmesini yapmaya fazlasıyla isteklidir. Polis ekipleri binanın parametrelerini inceleyecek, çevre düzenlemesi hataları konusunda tavsiyelerde bulunacak, aydınlatma ve kapı kilitlerini kontrol edecek. Güvenlik değerlendirmesini yürüten görevli için özel bir soru listesini hazır bulundurun. Örneğin memura binanın en savunmasız olduğuna inandığı yeri sorun. Memurla programların üzerinden geçin. İnsanlar ne zaman binadadır ve bina ne zaman boştur? Binada aynı anda kaç kişi var? Çalışanların panik butonuna erişimi var mı?

-Hangi alanların çalışan hırsızlığına karşı en savunmasız olduğunu bilin. Binada nakit varsa, elinizde ne kadar para tutuluyor ve bu paranın ait olduğu yere gideceğini garanti edecek ne gibi kontroller mevcut? Dolandırıcılığa açık idari alanlar (defter tutma, muhasebe) var mı? Muhasebe prosedürlerini birden fazla uzmanla gözden geçirdiğinizden emin olun. Para meselelerinde, paranın nereye harcandığı ve gelen paraya ne olduğu konusunda iki kez kontrol yapıldığından emin olun. Turizm ve seyahatin kimlik hırsızlığına karşı oldukça savunmasız olduğunu unutmayın. Tüm belgelerin dikkatli bir şekilde imha edildiğinden, parçalandığından veya saklandığından emin olun. Tüm bilgisayar dosyalarını günlük olarak yedekleyin ve ikinci bir yedeği site dışında tutun. Finansla ilgili her şeyin basılı bir kopyasına sahip olmak da iyi bir fikirdir.

-Özel güvenliğin işe alınması gerekiyorsa kurul ve yerel polis departmanı ile görüşün. Cevabınız evet ise bölgedeki şirketlerin bir listesini yapın. Başka kime hizmet ettiler? Güvenlik, turizm ve müşteri hizmetleri arasındaki ilişkiyi anlıyorlar mı? Politikaları esnek mi? Zaman değiştikçe güvenliğin de değişmesi gerektiğini unutmayın. Hiçbir güvenlik politikası veya prosedürü asla taşa yazılmamalıdır.

-Tüm politika ve prosedürlerin yazılı olduğundan ve bilindiğinden emin olun. Örneğin, bir işveren olarak sorun yaşamamak için tüm çalışanlara disiplin ve fesih prosedürlerini okuduklarını ve anladıklarını belirten bir form imzalamaları akıllıca olabilir. Belirtilen hiçbir şeyin yasa dışı olmadığından emin olmak için bu prosedürler bir hukuk ekibi tarafından kontrol edilmelidir. Çalışanlar kendi hak ve yükümlülüklerinin bilincinde olmalı ve aynı şekilde yönetimin hak ve yükümlülüklerinin ne olduğunu bilmelidir. İşyerinde şiddete hiçbir koşulda hoşgörü gösterilmemelidir.

Yazar, Dr. Peter E. Tarlow, Başkanı ve Kurucu Ortağıdır. World Tourism Network (WTN) ve liderlik eder Daha Güvenli Turizm programı.